O questionário de fornecedores para o seu Passaporte Digital de Produto
Peça aos seus fornecedores, de forma estruturada, a composição dos materiais, a origem, os certificados e o teor de material reciclado - sob a forma de tabela CSV para preencher e de carta de acompanhamento pronta a enviar. Ambos os modelos estão disponíveis gratuitamente e sem registo.
Auxiliar de trabalho para a recolha de dados, não aconselhamento jurídico: os campos obrigatórios para o seu grupo de produtos só são fixados em definitivo pelo ato delegado do respetivo regulamento.
O questionário de fornecedores é geralmente o primeiro passo concreto no caminho para o Passaporte Digital de Produto - ainda antes da escolha de um software. Esta página disponibiliza o modelo para download, bem como a experiência de como uma ronda de recolha de dados chega efetivamente a bom porto.
Por que os dados dos fornecedores são o verdadeiro gargalo
O software para o passaporte de produto pode ser configurado em dias; os dados dos fornecedores demoram semanas. Como mostra o cálculo de custos do Passaporte Digital de Produto, a recolha de dados ao longo da cadeia de fornecimento é regularmente o maior bloco de custos de um projeto de DPP - não porque cada resposta individual seja complexa, mas porque cada ronda de recolha implica um tempo de espera de semanas a meses, dificilmente compressível. Quem só prevê esse tempo de espera pouco antes do seu próprio prazo fica sujeito exatamente à pressão de tempo que o guia para criar um Passaporte Digital de Produto descreve como o maior risco de todo o processo. Por isso, o questionário desta página é deliberadamente conciso, para que uma primeira ronda possa começar já hoje, em vez de se esperar pela preparação perfeita.
O que é «suficientemente bom» na primeira ronda de recolha
Numa primeira ronda de recolha, não é preciso preencher todos os campos. Faz sentido começar pelas maiores percentagens de materiais e pelos fornecedores mais facilmente acessíveis, mantendo as lacunas visíveis mas não bloqueantes: um «desconhecido» com data é um melhor ponto de partida do que uma linha vazia sem qualquer vestígio de pedido. Transfira, a título experimental, o estado alcançado para o configurador DPP - o indicador de completude mostra ali de imediato quais as lacunas com maior peso para o seu grupo de produtos, dando assim a prioridade para o pedido seguinte. Esta abordagem iterativa compensa especialmente para equipas mais pequenas: o roteiro do Passaporte Digital de Produto para PME descreve como repartir o esforço por várias rondas curtas, em vez de encarar um único grande projeto.
Se um fornecedor não responder
Se não houver resposta, o mais eficaz é uma segunda tentativa de contacto documentada, com um prazo claro - depois disso, uma estimativa conservadora com a fonte assinalada é preferível a uma lacuna em aberto. A parte de responsabilidade que efetivamente lhe cabe depende do seu papel na cadeia de fornecimento: o resumo Quem é responsável pelo Passaporte Digital de Produto explica quando as marcas respondem, enquanto fabricantes, por dados de fornecedores em falta ou incorretos - e quando não respondem. Em qualquer caso, vale a regra: um passaporte de produto com pontos em aberto claramente assinalados é, jurídica e praticamente, a melhor opção face a um passaporte atrasado ou nunca publicado.
Que campos contém o questionário
Cada linha do modelo CSV corresponde a um componente material de um produto. Esta panorâmica explica cada campo – também para fornecedores que ouvem falar de um Passaporte Digital de Produto pela primeira vez.
| Campo | O que indicar | Porque é exigido |
|---|---|---|
| Número de artigo | O seu número interno de artigo ou SKU, tal como consta também da guia de remessa e da fatura. | Liga as informações de forma inequívoca ao artigo certo no passaporte de produto – sem ele, as respostas não podem ser atribuídas. |
| Nome do produto | A designação do produto a que as informações se referem. | Torna a linha compreensível mesmo sem o número de artigo, por exemplo no confronto com o sortido. |
| Componente/peça | A parte do produto a que a linha se refere, p. ex. material exterior, sola, fecho, caixa, bateria. | O passaporte de produto exige dados de materiais por componente e não apenas uma composição global – um produto necessita normalmente de várias linhas. |
| Designação do material | O material ou a matéria-prima utilizada, se possível com a designação corrente (p. ex. poliéster, algodão, alumínio, poliacetal). | A composição dos materiais é uma das informações obrigatórias centrais de quase todos os grupos de produtos do ESPR. |
| Percentagem de material % | Percentagem deste material no peso do componente indicado, em percentagem. | Sem indicação de quantidade, uma lista de materiais diz pouco; as percentagens por componente devem somar 100%. |
| Fornecedor | Nome do fornecedor ou da fábrica que produz efetivamente este componente. | Documenta a cadeia de abastecimento e indica a pessoa de contacto para futuras atualizações. |
| País de fabrico | O país em que o componente foi fabricado ou o material extraído ou transformado. | As indicações de origem fazem parte das informações obrigatórias do passaporte de produto e são cada vez mais procuradas também pelos clientes. |
| Local de produção (localidade) | Cidade ou região da unidade de produção, se conhecida. | Precisa o país de fabrico e facilita provas posteriores, por exemplo em auditorias. |
| Certificado/norma | Certificação ou norma relevante para o material ou para o fabrico (p. ex. GRS, OEKO-TEX, FSC, ISO 14001). | Os certificados comprovam indicações como o teor reciclado ou a ausência de substâncias nocivas e são referenciados no passaporte de produto. |
| Número do certificado | O número de identificação ou de licença do certificado. | Torna o certificado inequivocamente verificável – um tipo de certificado sem número não pode ser verificado. |
| Válido até | Data de validade do certificado (formato DD/MM/AAAA). | Um certificado caducado num passaporte de produto publicado é um risco de conformidade; a data determina quando terá de voltar a perguntar. |
| Teor reciclado % | Percentagem de material reciclado neste componente, em percentagem (0 se não aplicável). | O teor reciclado é, em vários grupos de produtos, uma informação obrigatória explícita e a base de alegações ambientais. |
| Substâncias que suscitam preocupação (SVHC) | Se o componente contém substâncias da lista de candidatas SVHC ao abrigo do REACH acima do limiar de 0,1% em massa – e, em caso afirmativo, quais. | A indicação de substâncias que suscitam preocupação é um dever legal de informação do REACH e um elemento central de qualquer passaporte de produto. |
| Reparabilidade/peças sobressalentes | Se o componente é substituível, se existem peças sobressalentes disponíveis e por quanto tempo. | A reparabilidade é um dos critérios centrais de circularidade do regulamento de conceção ecológica. |
| Indicação de eliminação/recolha | Como o componente deve ser eliminado no fim de vida ou se existe um programa de recolha. | As indicações de eliminação fazem parte das informações obrigatórias relativas à circularidade do produto. |
| Observação | Espaço para o contexto que as restantes colunas não cobrem, p. ex. limitações de uma indicação ou remissões para provas. | Acomoda casos especiais sem complicar a estrutura da tabela para todas as outras linhas. |
Como proceder
Cinco passos para uma ronda de pedidos que traga efetivamente respostas completas.
- 1
Definir a lista de campos
Escolha do modelo apenas as colunas de que realmente precisa para o seu grupo de produtos. Menos campos, mas respondidos na íntegra, valem mais do que uma lista longa com respostas a meio.
- 2
Enviar o questionário
Envie uma tabela por fornecedor – com todos os artigos e componentes em causa – em vez de um pedido por artigo. Indique um prazo de resposta concreto e uma pessoa de contacto para esclarecimentos.
- 3
Insistir a meio do prazo
A experiência mostra que só uma parte dos fornecedores responde dentro do prazo. Um breve lembrete a meio do prazo aumenta sensivelmente a taxa de resposta – conte com este passo desde o início.
- 4
Verificar as respostas
Verifique a integralidade e a plausibilidade das informações recebidas (p. ex. percentagens de material a somar 100%, validades de certificados situadas no futuro) e questione de forma dirigida as lacunas pontuais.
- 5
Transpor os dados e marcar uma data
Transfira as informações verificadas para o seu passaporte de produto, por exemplo através do configurador DPP ou diretamente no SolveDPP, e marque uma data antes de os certificados caducarem, para lançar a tempo a próxima ronda de pedidos.
Para que os fornecedores respondam mesmo
O questionário é apenas metade do trabalho – se obtém respostas utilizáveis decide-se, em regra, ainda antes.
Pedir apenas os campos de que precisa
Cada coluna adicional custa taxa de resposta. Verifique antes do envio que campos o seu grupo de produtos exige realmente e retire o resto nesta ronda.
Um ficheiro por fornecedor, não por artigo
Reúna numa só tabela todos os artigos e componentes em causa de um fornecedor. Dez e-mails separados para dez artigos do mesmo fornecedor são puro trabalho acrescido de ambos os lados.
Definir um prazo a sério
«Quando puder» não traz resposta nenhuma. Indique uma data concreta, marque-a no seu próprio calendário e insista ativamente em vez de esperar.
Explicar como obrigação legal e não como inquérito
Deixe claro na carta de apresentação que se trata de uma exigência regulamentar (a obrigação de passaporte de produto do ESPR) e não de uma iniciativa voluntária de sustentabilidade. Isso muda sensivelmente a seriedade com que o pedido é tratado.
Aceitar «desconhecido» em vez de um campo vazio
Um «desconhecido» honesto pode ser acompanhado mais tarde de forma dirigida; um campo vazio, pelo contrário, parece uma linha esquecida e passa muitas vezes despercebido.
Perguntas frequentes
Que dados devo pedir aos fornecedores?
No essencial, o ESPR e o Regulamento das Baterias da UE exigem informações sobre a composição dos materiais, a origem, o teor de material reciclado, as substâncias que suscitam preocupação, a reparabilidade e a eliminação - é isso que este questionário cobre. Que campos serão, no final, obrigatórios para o seu grupo de produtos concreto só fica definitivamente estabelecido pelo respetivo ato delegado; até lá, o modelo cobre o conjunto essencial comum a todos os setores.
Como consigo que os fornecedores forneçam os dados?
O mais eficaz é um prazo claro e realista, uma pessoa de contacto fixa para questões e uma breve justificação de que se trata de uma exigência legal, e não de um inquérito de sustentabilidade voluntário. Peça também apenas os campos de que realmente precisa - um questionário mais curto volta mais depressa e mais completo.
O que faço se um fornecedor não responder?
Volte a contactar uma vez por escrito e documente essa tentativa de contacto - isso demonstra, em caso de dúvida, diligência. Se não chegar resposta, registe «desconhecido» e faça uma estimativa conservadora, em vez de bloquear todo o projeto; quem responde pelos dados em falta depende do seu papel na cadeia de fornecimento.
Tenho de fazer o pedido separadamente para cada produto?
Não - é mais eficaz fazer um pedido por fornecedor, que reúna numa única tabela todos os artigos e componentes em causa. Isso reduz o número de e-mails de ambos os lados e facilita ao fornecedor preencher, de uma só vez, informações semelhantes.
As informações da guia de remessa são suficientes?
Raramente. As guias de remessa indicam normalmente a quantidade e a designação, mas não as percentagens de materiais, os números de certificados ou o teor de material reciclado. São um bom ponto de partida para identificar fornecedores, mas não substituem uma recolha estruturada.
O questionário é gratuito?
Sim. O modelo CSV e a carta de acompanhamento estão disponíveis para download sem registo e sem qualquer contrapartida, e podem ser livremente adaptados.
Levar os dados dos fornecedores diretamente para o passaporte de produto
Com a SolveDPP transfere as informações verificadas dos fornecedores diretamente para os seus passaportes de produto – validadas face às informações obrigatórias do seu grupo de produtos, com importação do Shopify e aviso automático quando os certificados estão a caducar.
