Kto odpowiada za Cyfrowy Paszport Produktu?

Krótka odpowiedź: odpowiada ten, kto wprowadza do obrotu

Cyfrowy Paszport Produktu musi utworzyć producent – a producentem w rozumieniu rozporządzenia w sprawie ekoprojektu (ESPR) jest ten, kto jako pierwszy wprowadza produkt do obrotu na jednolitym rynku UE pod własną nazwą lub własnym znakiem towarowym.

Punkt, w którym wiele firm się myli: rola producenta zależy nie od produkcji, lecz od etykiety. Kto sprzedaje pod własną marką, jest producentem w rozumieniu przepisów – nawet jeśli produkcja w całości leży po stronie producenta kontraktowego w Portugalii czy Wietnamie, a we własnej firmie nikt nigdy nie dotknął produktu.

To jednak dopiero połowa odpowiedzi. ESPR rozkłada obowiązki na cały łańcuch – tylko bardzo nierównomiernie: jeden musi paszport zbudować i utrzymywać, drugi jedynie sprawdzić i udostępnić.

Role według ESPR w skrócie

Rozdział IX ESPR opisuje obowiązki podmiotów gospodarczych. Dla paszportu produktu istotnych jest sześć ról:

Różnica między pierwszym a czwartym wierszem jest najważniejsza w całym rozporządzeniu: tworzenie to praca projektowa, sprawdzanie to praca procesowa. Kto jest producentem, buduje bazę danych; kto jest dystrybutorem, potrzebuje przede wszystkim niezawodnej procedury przy przyjęciu towaru i na stronie produktu.

Najczęstszy przypadek: kiedy niechcący stają się Państwo producentem

ESPR zawiera regułę regularnie niedocenianą w handlu internetowym: importer lub dystrybutor jest uznawany za producenta i ponosi jego pełne obowiązki, gdy zachodzi jeden z trzech przypadków:

1. Własna marka. Wprowadzają Państwo produkt do obrotu pod swoją nazwą lub swoim znakiem towarowym – klasyczny przypadek private label lub marki własnej.
2. Rebranding. Kupują Państwo towar, usuwają lub zaklejają pierwotną markę i sprzedają pod własną etykietą.
3. Istotna zmiana. Zmieniają Państwo produkt już wprowadzony do obrotu w sposób wpływający na spełnienie wymogów – przez przepakowanie, łączenie z innymi komponentami lub wymianę części.

Dla marek na Shopify przypadek 1 jest regułą, nie wyjątkiem. Kto prowadzi markę D2C i zleca produkcję zakładowi kontraktowemu, jest producentem w pełnym znaczeniu – a więc tym, kto musi zbudować paszport produktu, wypełnić go danymi i utrzymywać aktualny przez cały cykl życia. Co ma się w nim znaleźć, pokazuje główny poradnik o DPP oraz skomentowany przykład z praktyki.

Gdy producent ma siedzibę poza UE

Producenta z kraju trzeciego europejskie organy trudno pociągnąć do odpowiedzialności. Dlatego artykuł 4 rozporządzenia o nadzorze rynku (UE) 2019/1020 wymaga, by dla produktów na jednolitym rynku zawsze istniał podmiot gospodarczy z siedzibą w UE, który przejmuje zadania w zakresie zgodności. W grę wchodzą:

• importer, który wprowadza towar,
• upoważniony przedstawiciel wyznaczony na piśmie przez producenta z kraju trzeciego,
• lub dostawca usług realizacji zamówień, gdy nie ma ani importera, ani upoważnionego przedstawiciela.

W praktyce oznacza to: jeśli sprowadzają Państwo towar bezpośrednio z kraju trzeciego, to Państwo są tym punktem kontaktowym – nawet jeśli postrzegają się Państwo jako czysty dystrybutor. Odpowiedzialność za paszport produktu przechodzi wtedy w całości na Państwa: muszą Państwo zapewnić, że zgodny paszport istnieje, a nie tylko że jest podlinkowany.

To moment, w którym modele importowe okazują się regularnie droższe, niż zakładano – nie z powodu oprogramowania, lecz pozyskiwania danych od dostawcy. Poradnik o kosztach wylicza tę pozycję.

Dropshipping, marketplace’y i fulfilment

Trzy konfiguracje w praktyce często błędnie klasyfikowane:

• Dropshipping z krajów trzecich. Jeśli towar trafia bezpośrednio z kraju trzeciego do klientów końcowych w UE i nikt inny nie występuje jako importer, odpowiedzialność spada na oferującego. Model „ja tylko sprzedaję, wysyła kto inny" nie broni się w świetle przepisów.
• Sprzedaż przez marketplace’y. Platforma musi technicznie umożliwić wyświetlanie informacji z paszportu i współpracować z nadzorem rynku. Nie staje się przez to odpowiedzialna za Państwa paszport produktu – obowiązek pozostaje po Państwa stronie jako oferującego.
• Fulfilment by Amazon i podobne. Operator logistyczny przejmuje magazynowanie i wysyłkę, nie odpowiedzialność za produkt. Tylko w szczególnej konfiguracji bez importera i bez upoważnionego przedstawiciela może stać się odpowiedzialnym podmiotem gospodarczym w rozumieniu artykułu 4.

Baterie: własne rozporządzenie, ta sama logika

Paszport baterii wynika nie z ESPR, lecz z unijnego rozporządzenia bateryjnego (UE) 2023/1542 – przypisanie jest jednak podobne: odpowiada podmiot gospodarczy, który wprowadza baterię do obrotu lub oddaje ją do użytku. Dla marek e-bike’ów i hulajnóg elektrycznych oznacza to z reguły: kto sprzedaje pojazd lub wymienny akumulator pod własną marką, odpowiada za paszport baterii – od 18 lutego 2027 r., jedynego już sztywno ustalonego terminu DPP. Szczegóły na stronie DPP dla baterii i e-bike’ów oraz w przeglądzie terminów.

Kto odpowiada, gdy dane są błędne?

Nieprzyjemna odpowiedź: wprowadzający do obrotu – czyli producent lub importer. To, że skład materiałowy, dane o pochodzeniu czy numery certyfikatów pochodzą od dostawcy, nie zwalnia wobec nadzoru rynku. Regres można uzgodnić umownie, ale odpowiedzialność publicznoprawna pozostaje tam, gdzie jest.

Wynikają z tego trzy praktyczne konsekwencje:

• Archiwizować dowody, a nie tylko przejmować dane. Przy każdej informacji w paszporcie powinno być udokumentowane, skąd pochodzi i kiedy została potwierdzona.
• Monitorować terminy ważności. Wygasły certyfikat w opublikowanym paszporcie jest gorszy niż brakujący – to aktywnie nieprawdziwa informacja.
• Wersjonować zmiany. Zmiany materiałów i dostawców muszą trafiać do paszportu w sposób możliwy do prześledzenia, wraz z historią.

Kto odpowiada wewnątrz firmy?

Rola regulacyjna rozstrzyga, które przedsiębiorstwo odpowiada – nie kto w firmie wykonuje pracę. Sprawdza się lekki podział na trzy role, możliwy do odwzorowania także w małych zespołach:

• Odpowiedzialny merytorycznie: product management lub zakupy – znają materiały, dostawców i certyfikaty, są więc źródłem prawdy.
• Odpowiedzialny operacyjnie: kto prowadzi dane podstawowe, prowadzi też paszport. W większości zespołów Shopify to ta sama osoba, która zakłada produkty.
• Ponoszący odpowiedzialność: zarząd – nadzór rynku zwraca się do przedsiębiorstwa, nie do działu.

Klasycznym błędem jest traktowanie DPP jako projektu IT. Oprogramowanie to część łatwa; wąskim gardłem są dane od dostawców, a te pozyskują zakupy, nie dział rozwoju. Jak wygląda to konkretnie w małym zespole, opisuje plan działania dla MŚP.

Trzy pytania, które wyjaśnią Państwa rolę

1. Czy na produkcie widnieje Państwa marka? Tak → są Państwo producentem. Koniec sprawdzania.
2. Czy sprowadzają Państwo towar spoza UE? Tak → są Państwo importerem i w praktyce ponoszą niemal pełną odpowiedzialność za paszport.
3. Czy sprzedają Państwo obcy towar markowy, który jest już w UE? Tak → są Państwo dystrybutorem: sprawdzić i udostępnić, ale nie tworzyć. W sprzedaży na odległość obowiązują przy tym odrębne wymogi, które wyjaśnia poradnik DPP w e-commerce.

Jeśli pasuje więcej niż jedna odpowiedź – na przykład marka własna plus kupowane marki obce w tym samym sklepie – obowiązuje surowsza rola dla każdego produktu z osobna, a nie ryczałtem dla całej firmy.

Ten poradnik daje przegląd podziału odpowiedzialności według ESPR i rozporządzenia bateryjnego i nie zastępuje porady prawnej w konkretnej sprawie. Wymogi właściwe dla poszczególnych grup produktów są doprecyzowywane w aktach delegowanych.

Rola jest jasna – teraz wdrożenie

Jeśli po tym tekście wylądowali Państwo przy „producencie" lub „importerze", przed Państwem właściwa praca: zebranie danych dla każdego artykułu i wariantu, walidacja wobec danych obowiązkowych właściwego rozporządzenia oraz utrzymanie paszportu opublikowanego i aktualnego.

Właśnie do tego zbudowane jest oprogramowanie DPP od SolveDPP: import produktów i wariantów bezpośrednio z Shopify, wstępne wypełnianie powtarzalnych pól przez AI, walidacja przed publikacją oraz hostowane strony DPP wraz z kodem QR na etykietę – w przewidywalnych cenach.