Der Lieferantenfragebogen für Ihren Digitalen Produktpass
Fragen Sie Materialzusammensetzung, Herkunft, Zertifikate und Rezyklatanteil strukturiert bei Ihren Lieferanten ab – als ausfüllbare CSV-Tabelle und als fertiges Anschreiben zum Versenden. Beide Vorlagen stehen kostenlos und ohne Anmeldung zum Download bereit.
Arbeitshilfe für die Datenerhebung, keine Rechtsberatung: Welche Felder für Ihre Produktgruppe verpflichtend sind, legt erst der delegierte Rechtsakt der jeweiligen Verordnung endgültig fest.
Der Lieferantenfragebogen ist meist der erste konkrete Schritt auf dem Weg zum Digitalen Produktpass – noch vor der Wahl einer Software. Diese Seite bietet die Vorlage zum Download sowie die Erfahrung, wie eine Abfragerunde tatsächlich zum Ziel führt.
Warum Lieferantendaten der eigentliche Flaschenhals sind
Software für den Produktpass lässt sich in Tagen einrichten; Lieferantendaten brauchen Wochen. Wie die Kostenrechnung für den Digitalen Produktpass zeigt, ist die Datenerhebung entlang der Lieferkette regelmäßig der größte Kostenblock eines DPP-Projekts – nicht, weil die einzelne Antwort aufwendig wäre, sondern weil jede Abfragerunde eine Wartezeit von Wochen bis Monaten mit sich bringt, die sich kaum verkürzen lässt. Wer diese Wartezeit erst kurz vor dem eigenen Stichtag einplant, gerät unter genau den Zeitdruck, den die Anleitung zum Erstellen eines Digitalen Produktpasses als größtes Risiko im gesamten Ablauf beschreibt. Der Fragebogen auf dieser Seite ist deshalb bewusst knapp gehalten, damit eine erste Runde schon heute losgehen kann, statt auf die perfekte Vorbereitung zu warten.
Was in der ersten Abfragerunde „gut genug” ist
Für eine erste Abfragerunde muss nicht jedes Feld befüllt sein. Sinnvoll ist, mit den größten Materialanteilen und den am leichtesten erreichbaren Lieferanten zu beginnen und Lücken sichtbar, aber nicht blockierend zu halten: Ein „unbekannt” mit Datum ist eine bessere Ausgangslage als eine leere Zeile ohne jede Spur einer Anfrage. Übertragen Sie den erreichten Stand probeweise in den DPP-Konfigurator – die Vollständigkeitsanzeige dort zeigt unmittelbar, welche Lücken für Ihre Produktgruppe am stärksten ins Gewicht fallen, und liefert damit die Priorität für die nächste Nachfrage. Gerade für kleinere Teams lohnt sich dieses iterative Vorgehen: Der Fahrplan für den Digitalen Produktpass bei KMU beschreibt, wie sich der Aufwand über mehrere kurze Runden verteilen lässt, statt ein einzelnes großes Projekt zu stemmen.
Wenn ein Lieferant nicht antwortet
Bleibt eine Rückmeldung aus, hilft am meisten ein dokumentierter zweiter Kontaktversuch mit klarer Frist – danach ist eine konservative Schätzung mit vermerkter Quelle einer offenen Lücke vorzuziehen. Wie viel Verantwortung dabei tatsächlich bei Ihnen liegt, hängt von Ihrer Rolle in der Lieferkette ab: Der Überblick Wer für den Digitalen Produktpass verantwortlich ist erklärt, wann Marken als Hersteller für fehlende oder falsche Lieferantenangaben geradestehen – und wann nicht. In jedem Fall gilt: Ein Produktpass mit sauber gekennzeichneten offenen Punkten ist rechtlich und praktisch die bessere Wahl als ein verzögerter oder gar nicht veröffentlichter Pass.
Welche Felder der Fragebogen enthält
Jede Zeile der CSV-Vorlage steht für eine Materialkomponente eines Produkts. Diese Übersicht erklärt jedes Feld – auch für Lieferanten, die zum ersten Mal von einem Digitalen Produktpass hören.
| Feld | Was einzutragen ist | Warum gefordert |
|---|---|---|
| Artikelnummer | Ihre interne Artikel- oder SKU-Nummer, wie sie auch auf Lieferschein und Rechnung steht. | Verknüpft die Angaben eindeutig mit dem richtigen Artikel im Produktpass – ohne sie lassen sich Rückmeldungen nicht zuordnen. |
| Produktname | Die Bezeichnung des Produkts, für das die Angaben gelten. | Macht die Zeile auch ohne Artikelnummer nachvollziehbar, etwa beim Abgleich mit dem Sortiment. |
| Komponente/Bauteil | Der Teil des Produkts, auf den sich die Zeile bezieht, z. B. Obermaterial, Sohle, Verschluss, Gehäuse, Akku. | Der Produktpass verlangt Materialangaben je Bestandteil, nicht nur eine Gesamtzusammensetzung – ein Produkt braucht meist mehrere Zeilen. |
| Materialbezeichnung | Das verwendete Material oder der Rohstoff, möglichst mit gängiger Bezeichnung (z. B. Polyester, Baumwolle, Aluminium, Polyacetal). | Die Materialzusammensetzung ist eine der zentralen Pflichtangaben nahezu aller ESPR-Produktgruppen. |
| Materialanteil % | Anteil dieses Materials am Gewicht der genannten Komponente, in Prozent. | Ohne Mengenangabe ist eine Materialliste nicht aussagekräftig; die Anteile je Komponente sollten in Summe 100 % ergeben. |
| Lieferant | Name des Lieferanten oder Werks, das diese Komponente tatsächlich fertigt. | Dokumentiert die Lieferkette und benennt die Ansprechperson für künftige Aktualisierungen. |
| Herstellungsland | Das Land, in dem die Komponente hergestellt bzw. das Material gewonnen oder verarbeitet wurde. | Herkunftsangaben gehören zu den Pflichtinformationen des Produktpasses und werden zunehmend auch von Kundinnen und Kunden nachgefragt. |
| Produktionsstandort (Ort) | Stadt oder Region der Produktionsstätte, wenn bekannt. | Präzisiert das Herstellungsland und erleichtert spätere Nachweise, etwa bei Audits. |
| Zertifikat/Norm | Einschlägige Zertifizierung oder Norm für Material oder Herstellung (z. B. GRS, OEKO-TEX, FSC, ISO 14001). | Zertifikate belegen Angaben wie Rezyklatanteil oder Schadstofffreiheit und werden im Produktpass referenziert. |
| Zertifikatsnummer | Die Kenn- oder Lizenznummer des Zertifikats. | Macht das Zertifikat eindeutig prüfbar – eine Zertifikatsart ohne Nummer lässt sich nicht verifizieren. |
| Gültig bis | Ablaufdatum des Zertifikats (Format TT.MM.JJJJ). | Ein abgelaufenes Zertifikat im veröffentlichten Produktpass ist ein Compliance-Risiko; das Datum bestimmt, wann Sie erneut nachfragen müssen. |
| Rezyklatanteil % | Anteil an recyceltem Material an dieser Komponente, in Prozent (0, wenn nicht zutreffend). | Der Rezyklatanteil ist bei mehreren Produktgruppen eine explizite Pflichtangabe und Grundlage für Umweltaussagen. |
| Besorgniserregende Stoffe (SVHC) | Ob die Komponente Stoffe der SVHC-Kandidatenliste nach REACH über dem Schwellenwert von 0,1 Massenprozent enthält – und wenn ja, welche. | Die Angabe besorgniserregender Stoffe ist eine gesetzliche REACH-Informationspflicht und Kernbestandteil jedes Produktpasses. |
| Reparierbarkeit/Ersatzteile | Ob die Komponente austauschbar ist, ob Ersatzteile verfügbar sind und für welchen Zeitraum. | Reparierbarkeit ist eines der zentralen Kreislauf-Kriterien der Ökodesign-Verordnung. |
| Entsorgungs-/Rücknahmehinweis | Wie die Komponente am Lebensende zu entsorgen ist oder ob es ein Rücknahmeprogramm gibt. | Entsorgungshinweise gehören zu den Pflichtangaben rund um die Kreislauffähigkeit des Produkts. |
| Bemerkung | Platz für Kontext, den die übrigen Spalten nicht abdecken, z. B. Einschränkungen einer Angabe oder Verweise auf Nachweise. | Fängt Sonderfälle auf, ohne die Tabellenstruktur für alle anderen Zeilen zu verkomplizieren. |
So gehen Sie vor
Fünf Schritte für eine Abfragerunde, die tatsächlich vollständige Antworten bringt.
- 1
Feldliste festlegen
Wählen Sie aus der Vorlage nur die Spalten, die Sie für Ihre Produktgruppe wirklich brauchen. Weniger, aber vollständig beantwortete Felder bringen mehr als eine lange Liste mit halben Antworten.
- 2
Fragebogen versenden
Verschicken Sie eine Tabelle pro Lieferant – mit allen betroffenen Artikeln und Komponenten darin – statt einer Anfrage pro Artikel. Nennen Sie eine konkrete Rückmeldefrist und eine Ansprechperson für Rückfragen.
- 3
Nach der Hälfte der Frist nachfassen
Erfahrungsgemäß antwortet nur ein Teil der Lieferanten fristgerecht. Eine kurze Erinnerung nach der Hälfte der Frist erhöht die Rücklaufquote spürbar – rechnen Sie diesen Schritt von Anfang an ein.
- 4
Rückmeldungen prüfen
Kontrollieren Sie eingehende Angaben auf Vollständigkeit und Plausibilität (z. B. Materialanteile in Summe 100 %, Zertifikatslaufzeiten in der Zukunft) und fragen Sie gezielt bei einzelnen Lücken nach.
- 5
Daten übernehmen und Termin setzen
Übertragen Sie die geprüften Angaben in Ihren Produktpass, etwa über den DPP-Konfigurator oder direkt in SolveDPP, und tragen Sie einen Termin vor Ablauf der Zertifikate ein, um die nächste Abfragerunde rechtzeitig anzustoßen.
Damit Lieferanten wirklich antworten
Der Fragebogen ist nur die halbe Arbeit – ob Sie brauchbare Antworten bekommen, entscheidet sich meist schon davor.
Nur die Felder abfragen, die Sie brauchen
Jede zusätzliche Spalte kostet Rücklaufquote. Prüfen Sie vor dem Versand, welche Felder Ihre Produktgruppe tatsächlich verlangt, und streichen Sie den Rest für diese Runde.
Eine Datei pro Lieferant, nicht pro Artikel
Bündeln Sie alle betroffenen Artikel und Komponenten eines Lieferanten in einer Tabelle. Zehn einzelne E-Mails für zehn Artikel desselben Lieferanten sind reiner Mehraufwand auf beiden Seiten.
Eine echte Frist setzen
„Bei Gelegenheit” bringt keine Rückmeldung. Nennen Sie ein konkretes Datum, tragen Sie es in Ihrem eigenen Kalender ein und fassen Sie aktiv nach, statt zu warten.
Als gesetzliche Pflicht erklären, nicht als Umfrage
Machen Sie im Anschreiben deutlich, dass es sich um eine regulatorische Anforderung handelt (ESPR-Produktpass-Pflicht), nicht um eine freiwillige Nachhaltigkeitsinitiative. Das verändert spürbar, wie ernst die Anfrage genommen wird.
„Unbekannt” akzeptieren statt Leerfeld
Ein ehrliches „unbekannt” lässt sich später gezielt nachverfolgen; ein leeres Feld sieht dagegen wie eine vergessene Zeile aus und bleibt oft unbemerkt liegen.
Häufige Fragen
Welche Daten muss ich bei Lieferanten abfragen?
Im Kern verlangen ESPR und Batterieverordnung Angaben zu Materialzusammensetzung, Herkunft, Rezyklatanteil, besorgniserregenden Stoffen, Reparierbarkeit und Entsorgung – das bildet dieser Fragebogen ab. Welche Felder für Ihre konkrete Produktgruppe am Ende verpflichtend sind, legt erst der jeweilige delegierte Rechtsakt endgültig fest; bis dahin deckt die Vorlage den branchenübergreifenden Kernbestand ab.
Wie bekomme ich Lieferanten dazu, die Daten zu liefern?
Am wirksamsten sind eine klare, realistische Frist, eine feste Ansprechperson für Rückfragen und eine kurze Begründung, dass es sich um eine gesetzliche Anforderung handelt, nicht um eine freiwillige Nachhaltigkeitsumfrage. Fragen Sie zudem nur die Felder ab, die Sie wirklich brauchen – ein kürzerer Bogen kommt schneller und vollständiger zurück.
Was mache ich, wenn ein Lieferant nicht antwortet?
Fassen Sie einmal schriftlich nach und dokumentieren Sie den Kontaktversuch – das zeigt im Zweifel Sorgfalt. Bleibt eine Antwort aus, tragen Sie „unbekannt” ein und schätzen Sie konservativ, statt das ganze Projekt zu blockieren; wer für die fehlenden Angaben geradesteht, hängt von Ihrer Rolle in der Lieferkette ab.
Muss ich für jedes Produkt einzeln abfragen?
Nein – sinnvoller ist eine Abfrage pro Lieferant, die alle betroffenen Artikel und Komponenten in einer Tabelle zusammenfasst. Das reduziert die Zahl der E-Mails auf beiden Seiten und macht es dem Lieferanten leichter, ähnliche Angaben in einem Zug auszufüllen.
Reichen die Angaben aus dem Lieferschein?
Selten. Lieferscheine nennen meist Menge und Bezeichnung, aber keine Materialanteile, Zertifikatsnummern oder Rezyklatanteile. Sie sind ein guter Ausgangspunkt, um Lieferanten zu identifizieren, ersetzen aber keine strukturierte Abfrage.
Ist der Fragebogen kostenlos?
Ja. CSV-Vorlage und Anschreiben stehen ohne Anmeldung und ohne Gegenleistung zum Download bereit und lassen sich frei anpassen.
Lieferantendaten direkt in den Produktpass übernehmen
Mit SolveDPP übertragen Sie geprüfte Lieferantenangaben direkt in Ihre Produktpässe – validiert gegen die Pflichtangaben Ihrer Produktgruppe, mit Shopify-Import und automatischem Hinweis bei auslaufenden Zertifikaten.
