Chi è responsabile del Passaporto Digitale di Prodotto?

La risposta breve: responsabile è chi immette sul mercato

A dover creare il Passaporto Digitale di Prodotto è il produttore - e produttore ai sensi del regolamento sulla progettazione ecocompatibile (ESPR) è chi immette per la prima volta un prodotto sul mercato unico dell’UE con il proprio nome o marchio.

Il punto su cui molti sbagliano valutazione: il ruolo di produttore dipende non dalla fabbricazione, ma dall’etichetta. Chi vende con marchio proprio è produttore sul piano regolatorio, anche se la produzione è interamente affidata a un terzista in Portogallo o in Vietnam e nella propria azienda nessuno ha mai toccato un prodotto.

La domanda però è risolta solo a metà. L’ESPR distribuisce obblighi lungo tutta la filiera, ma in modo molto disomogeneo: uno deve costruire e mantenere il passaporto, l’altro deve soltanto verificarlo e renderlo accessibile.

I ruoli dell’ESPR in sintesi

Il capo IX dell’ESPR descrive gli obblighi degli operatori economici. Per il passaporto di prodotto rilevano sei ruoli:

La differenza tra la prima e la quarta riga è la più importante dell’intero regolamento: creare è lavoro di progetto, verificare è lavoro di processo. Chi è produttore costruisce una base dati; chi è distributore ha bisogno soprattutto di una procedura affidabile in accettazione merci e sulla pagina prodotto.

Il caso più frequente: quando si diventa produttori senza volerlo

L’ESPR contiene una regola che il commercio online sottovaluta con regolarità: un importatore o un distributore è considerato produttore e ne porta tutti gli obblighi in uno di questi tre casi:

1. Marchio proprio. Immette il prodotto sul mercato con il proprio nome o marchio: il classico caso private label o marchio proprio.
2. Rebranding. Acquista merce, rimuove o copre il marchio originale e la vende con la propria etichetta.
3. Modifica sostanziale. Modifica un prodotto già immesso sul mercato in modo da incidere sul rispetto dei requisiti: riconfezionamento, abbinamento con altri componenti o sostituzione di parti.

Per i brand su Shopify il caso 1 è la norma, non l’eccezione. Chi gestisce un brand D2C e fa produrre presso un terzista è produttore a pieno titolo - e quindi colui che deve costruire il passaporto di prodotto, popolarlo di dati e tenerlo aggiornato per l’intero ciclo di vita. Cosa deve contenere lo spiega la guida principale al DPP e un esempio pratico commentato.

Quando il produttore ha sede fuori dall’UE

Un produttore di un paese terzo è difficilmente perseguibile dalle autorità europee. Per questo l’articolo 4 del regolamento sulla vigilanza del mercato (UE) 2019/1020 richiede che per i prodotti sul mercato unico esista sempre un operatore economico stabilito nell’UE che assuma i compiti di conformità. Possono esserlo:

• l’importatore che introduce la merce,
• un mandatario designato per iscritto dal produttore del paese terzo,
• oppure un fornitore di servizi di logistica, in assenza sia di importatore sia di mandatario.

In pratica: se acquistate merce direttamente da un paese terzo, quel referente siete voi - anche se vi considerate meri distributori. La responsabilità del passaporto di prodotto passa così interamente a voi: dovete assicurarvi che esista un passaporto conforme, non solo che sia collegato.

È il punto in cui i modelli di business basati sull’import risultano regolarmente più costosi del previsto - non per il software, ma per la raccolta dei dati presso il fornitore. La guida ai costi quantifica questa voce.

Dropshipping, marketplace e logistica

Tre configurazioni spesso classificate male nella pratica:

• Dropshipping da paesi terzi. Se la merce viene spedita direttamente da un paese terzo ai clienti finali nell’UE e nessun altro agisce da importatore, la responsabilità ricade su chi ha formulato l’offerta. Il modello «io vendo soltanto, la spedizione è di altri» non regge sul piano regolatorio.
• Vendita tramite marketplace. Il marketplace deve rendere tecnicamente possibile la visualizzazione delle informazioni del passaporto e cooperare con la vigilanza del mercato. Ciò non lo rende responsabile del vostro passaporto di prodotto: l’obbligo resta vostro in quanto venditori.
• Fulfilment by Amazon e simili. Un operatore logistico assume stoccaggio e spedizione, non la responsabilità del prodotto. Solo nella configurazione particolare senza importatore né mandatario può diventare l’operatore economico responsabile ai sensi dell’articolo 4.

Batterie: regolamento diverso, stessa logica

Il passaporto della batteria non segue l’ESPR ma il regolamento UE sulle batterie (UE) 2023/1542 - l’attribuzione è però analoga: responsabile è l’operatore economico che immette la batteria sul mercato o la mette in servizio. Per i brand di e-bike e monopattini elettrici significa di norma: chi vende il veicolo o la batteria intercambiabile con il proprio marchio risponde del passaporto della batteria - dal 18 febbraio 2027, l’unica scadenza DPP già fissata con data certa. I dettagli nella pagina DPP per batterie ed e-bike e nella panoramica delle scadenze.

Chi risponde se i dati sono errati?

La risposta scomoda: chi ha immesso il prodotto sul mercato, cioè il produttore o l’importatore. Il fatto che composizione dei materiali, indicazioni di origine o numeri di certificato provengano da un fornitore non esonera davanti alla vigilanza del mercato. Una rivalsa può essere prevista contrattualmente, ma la responsabilità regolatoria resta dov’è.

Ne derivano tre conseguenze pratiche:

• Archiviare le evidenze, non limitarsi a recepirle. Per ogni dato del passaporto va documentato da dove proviene e quando è stato confermato.
• Monitorare le scadenze. Un certificato scaduto in un passaporto pubblicato è peggio di uno mancante: è un’indicazione attivamente falsa.
• Versionare le modifiche. Cambi di materiale e di fornitore devono confluire nel passaporto in modo tracciabile, cronologia inclusa.

Chi se ne occupa all’interno dell’azienda?

Il ruolo regolatorio chiarisce quale impresa è responsabile, non chi in casa svolge il lavoro. Si è affermata una ripartizione snella in tre ruoli, sostenibile anche da team piccoli:

• Responsabile di merito: product management o ufficio acquisti - conoscono materiali, fornitori e certificati e sono quindi la fonte di verità.
• Responsabile operativo: chi cura i dati anagrafici cura anche il passaporto. Nella maggior parte dei team Shopify è la stessa persona che crea i prodotti.
• Responsabile ultimo: la direzione aziendale - la vigilanza del mercato si rivolge all’impresa, non a un reparto.

L’errore classico è trattare il DPP come un progetto IT. Il software è la parte facile; il collo di bottiglia sono i dati dei fornitori, e quelli li ottiene l’ufficio acquisti, non lo sviluppo. Come funziona concretamente in un piccolo team lo descrive la roadmap per le PMI.

Tre domande che chiariscono il vostro ruolo

1. Il vostro marchio è sul prodotto? Sì → siete produttori. Fine della verifica.
2. Importate merce da un paese extra-UE? Sì → siete importatori e in pratica portate quasi l’intera responsabilità del passaporto.
3. Vendete merce di marchi altrui già presente nell’UE? Sì → siete distributori: verificare e rendere accessibile, ma non creare. Nella vendita a distanza valgono inoltre requisiti propri, spiegati nella guida Il DPP nell’e-commerce.

Se si applica più di una risposta - marchio proprio più marchi altrui acquistati nello stesso shop, per esempio - vale il ruolo più severo per prodotto, non in modo forfettario per l’azienda.

Questa guida offre una panoramica della ripartizione delle responsabilità secondo l’ESPR e il regolamento sulle batterie e non sostituisce una consulenza legale sul caso specifico. I requisiti specifici per gruppo di prodotti sono precisati da atti delegati.

Il ruolo è chiaro: ora l’attuazione

Se dopo questo testo siete finiti su «produttore» o «importatore», il lavoro vero comincia adesso: raccogliere i dati per articolo e variante, validarli rispetto ai dati obbligatori del regolamento applicabile e mantenere il passaporto pubblicato e aggiornato.

È esattamente ciò per cui è costruito il software DPP di SolveDPP: import di prodotti e varianti direttamente da Shopify, precompilazione AI dei campi ricorrenti, validazione prima della pubblicazione e pagine DPP ospitate con QR code per l’etichetta - a prezzi prevedibili.