El cuestionario de proveedores para su Pasaporte Digital de Producto
Pregunte a sus proveedores de forma estructurada por la composición de materiales, el origen, los certificados y el contenido reciclado – como tabla CSV rellenable y como carta de envío ya redactada. Ambas plantillas están disponibles gratis y sin registro para su descarga.
Ayuda práctica para la recogida de datos, no asesoramiento jurídico: qué campos son obligatorios para su grupo de productos solo lo fija de forma definitiva el acto delegado del reglamento correspondiente.
El cuestionario de proveedores suele ser el primer paso concreto en el camino hacia el Pasaporte Digital de Producto – incluso antes de elegir un software. Esta página ofrece la plantilla para descargar, así como la experiencia de cómo una ronda de consulta llega realmente a buen puerto.
Por qué los datos de los proveedores son el verdadero cuello de botella
Un software para el pasaporte de producto se configura en días; los datos de los proveedores requieren semanas. Como muestra el cálculo de costes para el Pasaporte Digital de Producto, la recopilación de datos a lo largo de la cadena de suministro es regularmente la mayor partida de coste de un proyecto de DPP – no porque cada respuesta individual sea laboriosa, sino porque cada ronda de consulta conlleva un tiempo de espera de semanas a meses que apenas puede acortarse. Quien solo prevé ese tiempo de espera poco antes de su propia fecha clave se ve sometido exactamente a la presión de tiempo que la guía para crear un Pasaporte Digital de Producto describe como el mayor riesgo de todo el proceso. Por eso el cuestionario de esta página se mantiene deliberadamente breve, para que una primera ronda pueda arrancar ya hoy, en lugar de esperar a la preparación perfecta.
Qué es “suficientemente bueno” en la primera ronda de consulta
Para una primera ronda de consulta no es necesario rellenar cada campo. Lo razonable es empezar por los porcentajes de materiales más grandes y los proveedores más fácilmente accesibles, y mantener las lagunas visibles pero no bloqueantes: un «desconocido» con fecha es un mejor punto de partida que una fila vacía sin rastro alguno de haber preguntado. Traslade a modo de prueba el estado alcanzado al configurador DPP – el indicador de completitud muestra allí de inmediato qué lagunas pesan más para su grupo de productos, y con ello ofrece la prioridad para la siguiente consulta. Precisamente para los equipos más pequeños vale la pena este enfoque iterativo: la hoja de ruta del Pasaporte Digital de Producto para pymes describe cómo repartir el esfuerzo en varias rondas cortas, en lugar de afrontar un único gran proyecto.
Si un proveedor no responde
Si no llega respuesta, lo más útil es un segundo intento de contacto documentado con un plazo claro – después de eso, es preferible una estimación conservadora con la fuente indicada antes que dejar una laguna abierta. Cuánta responsabilidad recae realmente en usted depende de su rol en la cadena de suministro: el resumen Quién es responsable del Pasaporte Digital de Producto explica cuándo las marcas responden, como fabricantes, por datos de proveedores incorrectos o ausentes – y cuándo no. En cualquier caso, se aplica esto: un pasaporte de producto con puntos abiertos claramente señalados es, jurídica y prácticamente, mejor opción que un pasaporte retrasado o que nunca llega a publicarse.
Qué campos contiene el cuestionario
Cada fila de la plantilla CSV representa un componente material de un producto. Esta panorámica explica cada campo, también para proveedores que oyen hablar por primera vez de un Pasaporte Digital de Producto.
| Campo | Qué hay que indicar | Por qué se pide |
|---|---|---|
| Número de artículo | Su número interno de artículo o SKU, tal y como figura también en el albarán y en la factura. | Vincula la información de forma inequívoca con el artículo correcto en el pasaporte de producto; sin él, las respuestas no se pueden asignar. |
| Nombre del producto | La denominación del producto al que se refiere la información. | Hace comprensible la fila incluso sin número de artículo, por ejemplo al cotejarla con el surtido. |
| Componente/pieza | La parte del producto a la que se refiere la fila, p. ej. material exterior, suela, cierre, carcasa, batería. | El pasaporte de producto exige datos de materiales por componente, no solo una composición global: un producto suele necesitar varias filas. |
| Denominación del material | El material o la materia prima empleada, a ser posible con su denominación habitual (p. ej. poliéster, algodón, aluminio, poliacetal). | La composición de materiales es uno de los datos obligatorios centrales de casi todos los grupos de productos del ESPR. |
| Proporción de material % | Proporción de este material en el peso del componente indicado, en porcentaje. | Sin una cantidad, una lista de materiales dice poco; las proporciones por componente deberían sumar 100 %. |
| Proveedor | Nombre del proveedor o de la planta que fabrica realmente este componente. | Documenta la cadena de suministro e identifica a la persona de contacto para futuras actualizaciones. |
| País de fabricación | El país en el que se fabricó el componente o se extrajo o transformó el material. | Los datos de origen forman parte de la información obligatoria del pasaporte de producto y cada vez los solicita más también la clientela. |
| Centro de producción (localidad) | Ciudad o región de la planta de producción, si se conoce. | Precisa el país de fabricación y facilita las pruebas posteriores, por ejemplo en auditorías. |
| Certificado/norma | Certificación o norma pertinente para el material o su fabricación (p. ej. GRS, OEKO-TEX, FSC, ISO 14001). | Los certificados acreditan datos como el contenido reciclado o la ausencia de sustancias nocivas y se referencian en el pasaporte de producto. |
| Número de certificado | El número de identificación o de licencia del certificado. | Hace el certificado inequívocamente verificable: un tipo de certificado sin número no se puede verificar. |
| Válido hasta | Fecha de caducidad del certificado (formato DD/MM/AAAA). | Un certificado caducado en un pasaporte de producto publicado es un riesgo de cumplimiento; la fecha determina cuándo debe volver a preguntar. |
| Contenido reciclado % | Proporción de material reciclado en este componente, en porcentaje (0 si no procede). | El contenido reciclado es un dato obligatorio explícito en varios grupos de productos y la base de las declaraciones ambientales. |
| Sustancias preocupantes (SVHC) | Si el componente contiene sustancias de la lista de candidatas SVHC conforme a REACH por encima del umbral del 0,1 % en masa, y en caso afirmativo cuáles. | Indicar las sustancias preocupantes es una obligación legal de información conforme a REACH y un elemento esencial de todo pasaporte de producto. |
| Reparabilidad/piezas de repuesto | Si el componente es sustituible, si hay piezas de repuesto disponibles y durante cuánto tiempo. | La reparabilidad es uno de los criterios centrales de circularidad del reglamento de diseño ecológico. |
| Indicación de eliminación/recogida | Cómo debe eliminarse el componente al final de su vida útil o si existe un programa de recogida. | Las indicaciones de eliminación forman parte de la información obligatoria relativa a la circularidad del producto. |
| Observación | Espacio para el contexto que no cubren las demás columnas, p. ej. limitaciones de un dato o remisiones a pruebas. | Recoge los casos especiales sin complicar la estructura de la tabla para todas las demás filas. |
Cómo proceder
Cinco pasos para una ronda de consultas que realmente devuelva respuestas completas.
- 1
Fijar la lista de campos
Seleccione de la plantilla solo las columnas que realmente necesita para su grupo de productos. Menos campos, pero contestados por completo, valen más que una lista larga con respuestas a medias.
- 2
Enviar el cuestionario
Envíe una tabla por proveedor, con todos los artículos y componentes afectados dentro, en lugar de una consulta por artículo. Indique un plazo de respuesta concreto y una persona de contacto para dudas.
- 3
Insistir a mitad del plazo
La experiencia dice que solo una parte de los proveedores responde a tiempo. Un breve recordatorio a mitad del plazo eleva de forma perceptible la tasa de respuesta: cuente con este paso desde el principio.
- 4
Comprobar las respuestas
Revise los datos recibidos en cuanto a integridad y plausibilidad (p. ej. proporciones de material que sumen 100 %, vigencias de certificados situadas en el futuro) y pregunte de forma dirigida por las lagunas concretas.
- 5
Incorporar los datos y fijar una fecha
Traslade la información comprobada a su pasaporte de producto, por ejemplo a través del configurador DPP o directamente en SolveDPP, y anote una fecha antes de que caduquen los certificados para iniciar a tiempo la siguiente ronda de consultas.
Para que los proveedores respondan de verdad
El cuestionario es solo la mitad del trabajo: que obtenga respuestas aprovechables suele decidirse antes.
Preguntar solo por los campos que necesita
Cada columna adicional cuesta tasa de respuesta. Compruebe antes del envío qué campos exige realmente su grupo de productos y suprima el resto en esta ronda.
Un archivo por proveedor, no por artículo
Agrupe en una sola tabla todos los artículos y componentes afectados de un proveedor. Diez correos separados para diez artículos del mismo proveedor son puro trabajo extra por ambas partes.
Fijar un plazo de verdad
«Cuando pueda» no trae ninguna respuesta. Indique una fecha concreta, anótela en su propio calendario e insista activamente en lugar de esperar.
Explicarlo como obligación legal, no como encuesta
Deje claro en la carta de presentación que se trata de un requisito normativo (la obligación de pasaporte de producto del ESPR) y no de una iniciativa voluntaria de sostenibilidad. Eso cambia de forma perceptible la seriedad con que se toma la solicitud.
Aceptar «desconocido» en lugar de un campo vacío
Un «desconocido» honesto se puede rastrear después de forma dirigida; un campo vacío, en cambio, parece una fila olvidada y a menudo pasa desapercibido.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos debo pedir a mis proveedores?
En esencia, el ESPR y el Reglamento de baterías exigen información sobre composición de materiales, origen, contenido reciclado, sustancias preocupantes, reparabilidad y eliminación – eso es lo que recoge este cuestionario. Qué campos serán finalmente obligatorios para su grupo de productos concreto solo lo fijará de forma definitiva el acto delegado correspondiente; hasta entonces, la plantilla cubre el núcleo común a todos los sectores.
¿Cómo consigo que los proveedores me faciliten los datos?
Lo más eficaz es un plazo claro y realista, una persona de contacto fija para dudas y una breve justificación de que se trata de un requisito legal, no de una encuesta voluntaria de sostenibilidad. Pida además solo los campos que realmente necesita – un cuestionario más corto vuelve antes y más completo.
¿Qué hago si un proveedor no responde?
Insista una vez por escrito y documente el intento de contacto – eso demuestra diligencia en caso de duda. Si no llega respuesta, anote «desconocido» y estime de forma conservadora en lugar de bloquear todo el proyecto; quién responde por los datos que faltan depende de su rol en la cadena de suministro.
¿Tengo que hacer la consulta por separado para cada producto?
No – es más razonable hacer una consulta por proveedor que reúna en una sola tabla todos los artículos y componentes afectados. Esto reduce el número de correos en ambos lados y facilita que el proveedor cumplimente de una vez datos similares.
¿Bastan los datos del albarán de entrega?
Raramente. Los albaranes suelen indicar cantidad y denominación, pero no porcentajes de materiales, números de certificado ni contenido reciclado. Son un buen punto de partida para identificar proveedores, pero no sustituyen una consulta estructurada.
¿El cuestionario es gratuito?
Sí. La plantilla CSV y la carta de envío están disponibles para su descarga sin registro ni contraprestación, y pueden adaptarse libremente.
Llevar los datos de proveedores directamente al pasaporte de producto
Con SolveDPP traslada la información verificada de sus proveedores directamente a sus pasaportes de producto, validada frente a los datos obligatorios de su grupo de productos, con importación desde Shopify y aviso automático cuando caducan los certificados.
